Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z usług oferowanych przez ITSmart za pośrednictwem strony internetowej dostępnej pod adresem itsmart.com.pl.

Administratorem danych osobowych jest ITSmart, NIP: 7551868152, email: kontakt@itsmart.com.pl.

2. Podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Podstawą prawną przetwarzania danych są:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora

3. Jakie dane zbieramy

3.1. Formularz kontaktowy

Podczas wypełniania formularza kontaktowego zbieramy następujące dane:

• Imię i nazwisko — w celu identyfikacji i personalizacji odpowiedzi
• Adres e-mail — w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie
• Numer telefonu (opcjonalnie) — w celu kontaktu telefonicznego
• Treść wiadomości — w celu odpowiedzi na zapytanie

3.2. Chatbot AI

Podczas korzystania z chatbota AI na naszej stronie zbieramy:

• Treść rozmowy — w celu udzielenia odpowiedzi i poprawy jakości usługi
• Dane kontaktowe (jeśli podane) — imię, firma, email, telefon
• Informacje o potrzebach biznesowych — branża, problem, obecne narzędzia, budżet

Rozmowy z chatbotem są zapisywane i mogą być analizowane w celu poprawy jakości obsługi oraz przygotowania oferty dopasowanej do Twoich potrzeb.

3.3. Dane techniczne (logi serwera)

Automatycznie zbieramy dane techniczne niezbędne do prawidłowego działania strony:

• Adres IP — w celach technicznych i bezpieczeństwa
• Typ przeglądarki i system operacyjny — w celach optymalizacji strony
• Czas i data odwiedzin — w celach statystycznych
• Odwiedzone podstrony — w celach analitycznych

4. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy lub chatbot
• Przygotowania oferty handlowej dopasowanej do potrzeb
• Nawiązania i utrzymania kontaktu biznesowego
• Realizacji umowy o świadczenie usług IT (jeśli zostanie zawarta)
• Dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami
• Analizy statystycznej i poprawy jakości usług
• Zapewnienia bezpieczeństwa technicznego strony internetowej

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• Formularze kontaktowe i chatbot — do momentu wycofania zgody lub przez okres niezbędny do realizacji celu (maksymalnie 3 lata od ostatniego kontaktu)
• Umowy — przez czas trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe — 5 lat od końca roku, w którym zakończono współpracę)
• Logi serwera — do 12 miesięcy

6. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane:

• Dostawcom usług IT — hosting (webio.pl), usługi chmurowe (Google Cloud Platform — Gemini AI)
• Podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne — w zakresie niezbędnym do realizacji usługi
• Organom publicznym — na podstawie obowiązujących przepisów prawa

Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe w naszym imieniu zobowiązane są do zachowania ich poufności i przetwarzania zgodnie z RODO.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)
• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO)
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami: kontakt@itsmart.com.pl

8. Pliki cookies

Strona wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) w następujących celach:

• Cookies niezbędne — zapewniają prawidłowe działanie strony (sesje, bezpieczeństwo)
• Cookies analityczne — służą do analizy ruchu na stronie i optymalizacji treści
• Cookies chatbota — zapamiętują kontekst rozmowy z AI

Możesz zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie cookies może wpłynąć na funkcjonalność strony.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych:

• Szyfrowanie połączenia SSL/TLS (HTTPS)
• Szyfrowane przechowywanie poufnych danych
• Regularne kopie zapasowe
• Ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko dla upoważnionych osób
• Monitoring bezpieczeństwa systemów informatycznych

10. Zmiany w polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach poinformujemy poprzez publikację nowej wersji na stronie internetowej. Zalecamy regularne sprawdzanie treści Polityki Prywatności.

11. Kontakt

W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:

12. Organ nadzorczy

Jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: